Document Solutions
Document Solutions voor efficiency en kostenbeheersing
Alle documenten efficiënt, veilig en voordelig beheerd
Door documenten goed te beheren, kunnen gebruikers altijd, overal en snel bij de juiste informatie. De veiligheid gaat erop vooruit met degelijk documentbeheer, want document-gerelateerde processen zijn goed te beveiligen. Bovendien zijn de kosten voor printen, scannen en kopiëren beheersbaar én nemen het gebruiksgemak en de productiviteit van uw medewerkers toe. Dat zijn zo maar een paar voordelen van Document Solutions.
Documentbeheer is belangrijk voor mobiele medewerkers
Uw medewerkers werken steeds vaker mobiel. Ook op afstand willen ze de gewenste informatie tot hun beschikking hebben. En dat kan! Opslag, distributie, versiebeheer en veiligheid zijn aspecten die om een goed plan vragen. Dat maakt u natuurlijk samen met uw ICT-partner ComPromise Domino. Onze Document Solutions specialisten werken samen met u een doordachte organisatie voor documentbeheer uit. Ze richten die voor u in met slimme ICT-oplossingen die ze naadloos integreren in uw IT-landschap. Zo hoeft u documenten maar eenmaal te maken, te scannen en te verwerken. Daarna kunnen ze op een veilige plek worden opgeslagen.
Meer weten? Bel 088-7306300 of mail naar verkoop@compromise.nl.
Welke Document Solutions biedt ComPromise Domino?
ComPromise Domino levert totaaloplossingen voor het optimaliseren van informatie- en documentstromen. Wij bieden oplossingen en services op het gebied van printen, scannen, faxen en kopiëren. Ook denken wij mee over het digitaliseren van processen, inclusief documentbeheer.
Document Solutions is een ruim begrip. Als ICT-specialist onderscheidt ComPromise Domino zich met name op het gebied van integratie, service en advies. Doordat wij uw volledige ICT-landschap onder de loep nemen, zorgen wij ervoor dat alle oplossingen naadloos worden geïntegreerd in het aanwezige systeem. Deze pagina geeft vooral informatie over de volgende oplossingen:
1. Managed Printservices
De kosten stijgen en de veiligheid van informatie wordt steeds belangrijker. Onder andere doordat we steeds mobieler werken, moeten we behalve op de efficiency ook letten op de veiligheid van onze processen en dataopslag. Bijna een kwart van alle datalekken ontstaat door papieren documenten. Welke oplossing voor printen, kopiëren en scannen past het beste bij de behoeften en mogelijkheden van uw organisatie?
Alle oplossingen voor documentbeheer en printservices
ComPromise Domino levert hoogwaardige oplossingen voor documentbeheer en printservices. Managed Printservices, noemen we dat. Waar nodig werken we hierin samen met de specialisten van onze zusterorganisaties. Zo helpen wij bedrijven om hun bedrijfsprocessen en printsystemen te professionaliseren. Ons doel: overzichtelijk en veilig documentbeheer met optimale beschikbaarheid. Als u Managed Printservices bij ons afneemt, koopt of leaset u bijvoorbeeld een multifunctioneel systeem en besteedt u het beheer aan ons uit. Er zijn diverse mogelijkheden; het is maar net wat voor uw organisatie het aantrekkelijkst is.
| Afspraak maken? |
2. Flat Fee Servicecontracten
Het Flat Fee concept staat voor een onbeperkt volume voor afdrukken, kopiëren en scannen in kleur en zwart-wit. Dat is afdrukken zonder zorgen voor een vast maandbedrag!
ComPromise Domino heeft in samenwerking met Canon Nederland een vast tarief voor consumables & break fix services ontwikkeld. U kunt zo veel prints, scans en kopieën maken als u wilt voor een vast bedrag per maand. Het onderhoud en verbruik van uw multifunctionele machine is in dit bedrag inbegrepen. U kunt het flat fee servicecontract afsluiten op apparaten die u heeft gekocht of geleaset.
Het Flat Fee servicecontract is inclusief eMaintenance die automatisch tellerstanden, storingen en tonerbestellingen doorgeeft. U wordt ontzorgd en het budgetteren van printkosten wordt weer makkelijk. U kunt blijven vertrouwen op de uitstekende service van Canon en ComPromise Domino, maar nu zonder verrassingen achteraf.
Voordelen van Flat Fee Servicecontracten
- eenvoudig budgetteren
- geen verrassingen achteraf
- weinig administratie
- geen of simpele rapportage van meterstanden
- geen factuurverificatie nodig
Een belangrijk voordeel van Flat Fee is dat de kosten veel duidelijker zijn. Printen, kopiëren en scannen worden onderdeel van het bekende vaste afrekenmodel dat u gewend bent. In plaats van een afzonderlijke leverancier voor printen en scannen heeft u alles ondergebracht bij uw trusted ICT-partner, ComPromise Domino.
In traditionele contractvormen betaalt u drie maanden vooruit en krijgt u achteraf de verrekening van de gemaakte afdrukken. Dat levert vaak onverwachte kosten op doordat iemand in uw organisatie bijvoorbeeld veel kleur heeft afgedrukt, terwijl dat niet in het contract zat. Met een Flat Fee Servicecontract maakt het niet uit hoe veel zwart-wit of kleur er wordt geprint. Niet onbelangrijk: de bekende service is inbegrepen in die vaste prijs.
Flat Fee is inclusief preventief en correctief onderhoud
Ook preventief en correctief onderhoud zijn inbegrepen in het Flat Fee Servicecontract. Bij storingen komen we langs om die te verhelpen. Eventuele kosten voor onderdelen zitten ook bij de vaste prijs in.
Langskomen voor periodiek onderhoud is tegenwoordig niet meer nodig. Multifunctionele machines zijn uitgerust met sensoren die alles wat er in een machine gebeurt, vastleggen. Met de software die bij de machine wordt geleverd, kan ComPromise Domino op afstand monitoren. Dat betekent niet dat we op uw netwerk gaan rondkijken. De machine stuurt ons storingscodes, die laten zien wat er aan de hand is. Daarop ondernemen we actie. Eenmaal op locatie doen we behalve het correctieve onderhoud ook preventief onderhoud. Hiermee voorkomen we een tweede bezoek op korte termijn.
Lees meer over het Flat Fee Servicecontract
3. Print Fleet Optimisation: analyse, survey, rapport & advies
Print Fleet Optimisation geeft snel inzicht in wat er speelt in uw organisatie. Met onze praktische analyse en adviezen kunt u uw volledige infrastructuur op het gebied van printen, kopiëren en scannen efficiënt en toekomstgericht optimaliseren.
Print Fleet Optimisation begint met een analyse van wat er speelt in de organisatie. Welke afspraken en contracten zijn er en welke apparatuur is er in werkelijkheid aanwezig? Hoe zit het met de kosten, de veiligheid en het printbeleid?
Daarna vragen we een aantal medewerkers hun mening te geven over de printfaciliteiten. Voldoen de machines aan hun behoeften? Wat missen ze qua mogelijkheden? Zouden ze graag worden betrokken als de apparatuur moet worden vervangen? Deze survey levert veel informatie op over een aantal bedrijfsprocessen. Die kunnen vaak met een kleine verandering efficiënter worden ingericht.
We maken van de analyse en de survey een rapport op. Hierin staan een aantal verbeterpunten. Als ICT-specialist zien wij de document-gerelateerde processen niet los van het complete ICT-landschap, maar juist als onderdeel daarvan. Daardoor kunnen we u adviseren over het optimaliseren van diverse processen. Het rapport legt verbanden en laat zien wat er beter kan op 5 gebieden in uw organisatie: kostenbeheersing, veiligheid, productiviteit, integratie en duurzaamheid.
Lees meer over Print Fleet Optimisation
4. My Print Anywhere
 | ComPromise Domino levert, installeert en integreert multifunctionele printers van Canon en HP. In aanvulling daarop hebben wij softwareoplossingen ontwikkeld om: |
- printkosten en kopieerkosten te reduceren
- middelen efficiënter te gebruiken
- gemakkelijk toegankelijke documenten aan te maken
- werkzaamheden veilig en controleerbaar te maken
Voorbeelden van toepassingen zijn het beheren van uw printerpark, kostenbesparingen, koppelingen met bestaande softwarepakketten, en de digitalisering en herkenning van documenten. Met My Print Anywhere ontsluit u diverse mogelijkheden voor statistics en accounting. Zo kunt u de kosten in de gaten houden en eventueel bijsturen op individueel, afdelings- en organisatieniveau.
Bewaak de veiligheid van uw documenten met My Print Anywhere
De meeste organisaties hebben met zorg een AVG-beleid uitgewerkt. Er is training gegeven, er zijn informatiesessies georganiseerd – behalve over hoe mensen moeten omgaan met printen en scannen. Daar heeft niemand over nagedacht. Terwijl dit een van de belangrijkste document-gerelateerde processen in een organisatie is, en datalekken vrijwel altijd worden veroorzaakt door documenten.
Gelukkig kunnen wij u helpen om dit probleem op te lossen. Met My Print Anywhere kunnen organisaties die een printserver hebben, precies bepalen wie een document mag bekijken en printen/kopiëren/scannen, en naar welke printer dat document dan wordt gestuurd.
My Print Anywhere is ook mogelijk met UniFLOW online. Een printserver is dan niet nodig.
Totdat iemand zich bij de betreffende printer identificeert (door middel van een druppel, pincode, sjabloon, enz.) wordt een document vastgehouden op de printserver.
Als een document wordt geclassificeerd als vertrouwelijk, wordt het niet geprint of er komt bijvoorbeeld een watermerk op de print. Ook scannen is niet mogelijk met My Print Anywhere als u dat zo instelt.
ComPromise Domino werkt samen met Canon en HP
Uw ICT-partner is een trusted partner van Canon. Beide partijen hebben de intentie uitgesproken om nauw samen te werken. Het Flat Fee Servicecontract dat u elders op deze pagina vindt, is oorspronkelijk door Canon ontwikkeld. ComPromise Domino is de eerste die het concept opneemt in de dienstverlening. Wij zullen Canon de komende jaren veel werk uit handen nemen!
Sommige klanten hebben een voorkeur voor HP of hebben al een uitgebreide print fleet van HP in huis. Onze jarenlange ervaring die we als HP partner hebben komt dan goed van pas.
Meer weten? Bel 088-7306300 of mail naar verkoop@compromise.nl.
