Print Fleet Optimisation

Alle documenten efficiënt, veilig en voordelig beheerd

Als manager wordt u afgerekend op resultaten en beleid. Verborgen kosten vormen dus een probleem waar u iets aan wilt doen. Wist u dat de zichtbare kosten voor printen, scannen, faxen en kopiëren soms maar 20% van de werkelijke kosten weergeven? Dat komt doordat medewerkers in grotere organisaties regelmatig een eigen printer of scanner aanschaffen. Soms omdat ze vinden dat anderen hun afdrukken niet mogen zien, soms gewoon omdat ze geen zin hebben om naar de centrale printer te lopen. Als een organisatie daar niet op let, kan wildgroei ontstaan. De kosten voor zo’n losse machine zijn meestal hoger dan de kosten van de multifunctionele machines waarvoor een contract is afgesloten. Dit gedrag roept vragen op: waarom zijn er machines aangeschaft buiten het management om? Waar worden de toners besteld en waarop worden die toners weggeschreven? En hoe zit het met de veiligheid? Daar is helemaal geen controle op.

Wat heeft u aan Print Fleet Optimisation?

Met Print Fleet Optimisation krijgt u in korte tijd inzicht in wat er speelt in uw organisatie. Bovendien krijgt u een helder rapport met een analyse en praktische aanbevelingen. Maar daar stopt ComPromise Domino niet. Als uw ICT-partner werken wij samen met u aan een doordacht en veilig printbeleid en zorgen wij voor levering en installatie van andere of nieuwe machines als dat nodig mocht zijn. Nog belangrijker is dat wij alle apparatuur naadloos integreren in uw ICT-landschap.

Analyse, survey, rapport & advies

Print Fleet Optimisation is een project dat we in drie stappen uitvoeren. Hoewel… ComPromise Domino zet geen drie, maar vier stappen. We leggen graag uit hoe en waarom.

Stap 1: Analyse

We beginnen met het verzamelen van alle informatie over alle document-gerelateerde processen. We kijken naar de bestaande afspraken en contracten, naar het aantal systemen dat de organisatie in huis heeft, naar het aantal medewerkers dat een machine deelt. En welke merken en modellen zijn er eigenlijk in huis? Zijn die op elkaar afgestemd? Ook bekijken we de printvolumes van de hele organisatie en per gebruiker. Wordt er veel zwart-wit gedrukt of juist veel kleur? We analyseren wat de kosten per pagina zijn.

Stap 2: Survey

Deze stap bestaat uit twee delen: een online vragenlijst waarop alle medewerkers kunnen reageren en interviews met een aantal geselecteerde medewerkers. Met de antwoorden op de algemene vragenlijst kunnen we een aantal punten uit de analyse bevestigen of verklaren. Bijvoorbeeld waarom gebruikers niet de printer gebruiken die hun is toegewezen, of waarom bepaalde printers maar zelden worden gebruikt.

De persoonlijke interviews vinden we belangrijk om wat dieper in te gaan op bepaalde aspecten. In een gesprek kunnen gebruikers veel beter uitleggen waarom ze van het proces afwijken, waarom ze een eigen printer hebben aangeschaft of dat ze eigenlijk behoefte hebben aan meer functionaliteiten dan nu worden geboden. Zoals de mogelijkheid om documenten vanaf hun tablet of mobiele telefoon te managen.
We vragen in deze interviews ook of mensen willen worden betrokken bij het proces als de machines toe zijn aan vervanging.

Stap 3: Rapport en advies

We maken een rapport van de informatie die we in de eerste twee stappen hebben verzameld en geanalyseerd. Door de analyse te koppelen aan de online survey en persoonlijke interviews, kunnen we in het rapport uitleggen waardoor de huidige situatie is ontstaan, waarom uw medewerkers werken zoals ze werken en op welke manieren dat beter, makkelijker, handiger en/of goedkoper kan.

De rapportage geeft u een helder beeld van de huidige situatie en een aantal verbeterpunten. Onze toegevoegde waarde als ICT-specialist is dat we de document-gerelateerde processen niet los zien van het complete ICT-landschap, maar juist als onderdeel daarvan. Daardoor zijn we als geen ander in staat u te adviseren over optimalisatie van diverse processen. Het rapport legt verbanden en laat zien wat er beter kan op 5 gebieden in uw organisatie.

1. Kosten
   Het rapport geeft aan of er verborgen printkosten zijn en zo ja, waar ze vandaan komen en hoe ze worden geboekt. Verder maakt het rapport duidelijk hoe u printkosten kunt besparen; misschien door iets simpels als dubbelzijdig afdrukken, misschien door een goed printbeleid. Behalve kosten besparen is kostenbeheersing erg belangrijk. Daarom vindt u ook onze adviezen over kostenbeheersing in het rapport.
2. Veiligheid
   Bijna heel Nederland kent inmiddels de AVG en weet dat er regels zijn om met vertrouwelijke documenten en persoonsgegevens om te gaan. In verbluffend weinig organisaties is deze kennis op het printbeleid toegepast – als er überhaupt al een printbeleid is. Het is dan ook geen verrassing dat 90% van alle datalekken worden veroorzaakt door documenten.
   Hoe zijn uw printprocessen beveiligd? Hoe gaan uw medewerkers om met printprocessen en vertrouwelijke documenten? Hoe gaat een document over de lijn binnen uw organisatie – wordt het versleuteld? Anders kan het namelijk door iedereen worden opgepikt en gelezen. Dit punt komt nadrukkelijk aan bod in de rapportage.
3. Productiviteit
   Het rapport beschrijft hoe de document-gerelateerde processen werken en hoe uw medewerkers in die processen opereren. Het geeft ook aan hoe mensen efficiënter kunnen werken en hoe de processen kunnen worden verbeterd en vereenvoudigd.
   Om een voorbeeld te geven: er komt met de post een papieren factuur binnen. De secretaresse scant hem in en mailt hem naar zichzelf. Vanuit de mail opent ze scan en geeft ze de factuur een herkenbare naam, want de scan heet alleen maar ‘scan7645893’. Vervolgens mailt ze hem door naar de boekhouding, die nog de nodige handelingen moet verrichten voordat hij in de boekhouding is verwerkt. Dat kan efficiënter!
4. Integratie
   In de rapportage ziet u duidelijk in hoeverre alle document-gerelateerde apparatuur en processen aansluiten op elkaar en op de bestaande infrastructuur in de organisatie. Zijn er bijvoorbeeld twaalf verschillende modellen van vier verschillende merken in huis, dan geeft u onnodig veel geld uit aan leveranciersmanagement en cartridges. Elk systeem heeft natuurlijk zijn eigen toners. Bovendien is het zeer de vraag of al die machines goed met elkaar en in uw ICT-landschap te integreren zijn.
   We geven praktische aanbevelingen om uw printinfrastructuur, werkprocessen en ICT-systemen naadloos te integreren.
5. Duurzaamheid
   Het rapport geeft met duidelijke cijfers aan hoe uw organisatie scoort op het gebied van stroomverbruik, papierverspilling en onnodig printen. We geven tips en adviezen om stroom- en papierverbruik te verlagen.

ComPromise Domino zet ook stap vier: implementatie en integratie

Omdat ComPromise Domino uw vertrouwde ICT-partner is, weet u allang dat wij nog een stap verder gaan. Wij bieden dus ook de vierde stap: de implementatie van de adviezen en integratie in uw ICT-infrastructuur. We denken met u mee, maken een vlekkenplan om alle apparatuur op een strategische plaats te zetten en koppelen de apparatuur aan medewerkers. We werken een printbeleid met u uit. We helpen u de printprocessen te stroomlijnen en efficiënter te maken.

Behoefte aan inzicht? Bel ons op 088 – 730 6300 of mail naar verkoop@compromise.nl.