Hoe ComPromise paperless office werd

Een paperless office. Het begint met een gevoel. Een weerstand tegen rommel. Onbehagen als dat bureau weer eens vol ligt met paperassen. “A cleaner desk makes a cleaner mind” Dat zorgt er weer voor dat er meer rust is om na te denken over belangrijke vraagstukken. Op het moment dat we deze mindset hadden wilden we ook de bureaus opschonen. Daarvoor dienden we de aanvoer van papier te minimaliseren. Daar zijn een aantal aandachtspunten voor.

Volledig Paperless

Factuurstromen

Dit is de moeilijkste om aan te pakken. We zijn hier namelijk afhankelijk van externe partijen. Onze eigen facturen digitaal versturen is goed te doen. Veel partijen hebben de mogelijkheid om facturen digitaal te verwerken dus staan ze open om deze digitaal te ontvangen. Belangrijk hierin was wel dat we goed communiceerden dat we onze facturen digitaal versturen. Gevolg was echter ook dat we onze eigen administratie volledig digitaal moesten maken. Nu hebben we met AccountView een goed pakket dat hier op berekend is, maar het heeft zeker enige hoofdbrekens gekost hoe we dit moesten realiseren. Het is bijvoorbeeld van belang om te zorgen dat alle facturen die verstuurd worden vanuit hetzelfde mailadres verstuurd worden, maar ook de ontvangen facturen moeten naar 1 adres gestuurd kunnen worden. Al onze leveranciers zijn hier van op de hoogte en veel van onze leveranciers versturen hun facturen dus ook digitaal.

Notities

Gele Post-Its. Iedereen kent ze. Heel veel werknemers gebruiken ze. Wij niet meer. Grote notitieblokken voor dagelijkse notities. Iedereen kent ze. Heel veel werknemers gebruiken ze. Wij niet meer. OneNote voor notities en een tablet voor vergaderingen. Dat heeft, ook bij ons, enige gewenning gevergd. Maar niemand hier wil anders. Bureaus zijn leeg, werkplekken overzichtelijk en het kantoor ziet er strak en zakelijk uit. Je notities heb je overal binnen handbereik (Lang leve OneNote) en voor een vergadering hoef je alleen een tablet mee te nemen. Geen stapels papier meer.

Papieren overzetten

Besparingen

We besparen VEEL. Het begint met tijd omdat we minder hoeven te zoeken naar het papiertje waar de benodigde informatie op stond. Daarnaast besparen we op notitieblokken, pennen, printkosten en nog meer. Besprekingen verlopen vlotter omdat iedereen alles sneller bij de hand heeft. Het verwerken van facturen gaat ook vlotter en onze database is nu ook compleet digitaal. Op het moment dat we papieren facturen binnen krijgen scannen we deze in en verwerken deze verder. Daarmee kunnen we ook altijd vlot specifieke facturen terugvinden.

Nieuwsgierig?

Neem eens contact met ons op om te bespreken hoe we kunnen assisteren bij het paperless maken van uw werkomgeving.