Stappenplan voor succesvol ICT project

Een (groot) gedeelte van de ICT projecten verloopt anders dan vooraf gedacht. De belangrijkste redenen hiervoor zijn vaak hetzelfde: de verwachtingspatronen kloppen niet, kosten worden overschreden en eindgebruikers weten niet met de nieuwe oplossing te werken.

Bij ComPromise hebben wij de afgelopen 16 jaren gezien hoe ICT projecten dienen te verlopen en uiteindelijk iedereen tevreden is. Op basis van deze ervaringen hebben wij een stappenplan samengesteld die gebruikt kan worden om de ICT projecten beter te managen. Deze wil ik graag met u delen.

Stappenplan voor ICT projecten

1) Inventariseer de wensen en eisen van de eindgebruikers. Wat is het doel, wat wil je er mee bereiken en aan welke voorwaarden moet het voldoen. Breng hierbij ook de risico’s in kaart, analyseer de kosten van het project en wat het uiteindelijk oplevert.

2) Analyseer voorafgaand aan het ICT project de bedrijfsprocessen en beschrijf deze. Het is belangrijk dat de bedrijfsprocessen leading zijn als uitgangspunt van het ICT project.

3) Oriëntatie is belangrijk. Kijk goed in de markt wat de mogelijkheden zijn. Welke producten/diensten voldoen aan de eisen en wensen. Check ook referenties. Maak een shortlist waarop je aangeeft welke leveranciers, producten en of diensten je voorkeur genieten.

“Mislukte ICT projecten kosten vreselijk veel geld en energie en er worden veel mensen teleurgesteld. Een stappenplan biedt uitkomst.”

4) Vakmanschap is meesterschap. Kies voor een ervaren projectleider die het ICT project van A tot Z coördineert. Dit zorgt voor een goede afstemming/uitrol van het project met zowel de externe partij(en) als met de eindgebruikers.

5) Spreek je verwachtingen uit naar alle betrokken partijen. Wees duidelijk over het verwachte eindresultaat dit voorkomt teleurstellingen achteraf. Wees voorzichtig met aanpassingen tijdens het proces, in de praktijk zorgt dit vaak voor verhoging van de kosten.

Stappenplan voor ICT project neemt vraagtekens weg6) Keuzes maken. Maak onderscheid tussen must en nice to have issues. Focus je met name op must. Nice to have zaken kosten vaak extra geld en leiden je af.

7) Verlies de realiteit niet uit het oog. Sommige aanbiedingen lijken te mooi om waar te zijn. Vaak is dit ook zo. Houdt de prijs-kwaliteit verhouding in de gaten en vergelijk geen appels met peren.

8) To do list. Zorg voor een goede taakverdeling binnen het ICT project-team. Verdeel de verantwoordelijkheden en leg deze vast. Wie doet wat en wanneer. En wat zijn de consequenties als verantwoordelijkheden niet nagekomen worden?

9) Heldere communicatie. Maak vooraf een plan wie verantwoordelijk is voor de communicatie met de eindgebruikers gedurende het ICT project. Wie informeert wie en wanneer. Stem de informatie af op de diverse gebruikers(groepen) m.b.t. de mate waarin ze hinder ondervinden gedurende het implementatie traject.

10) Omgaan met veranderingen. Creëer een soepele overgang naar de nieuwe situatie. Instrueer de eindgebruikers tijdig over veranderingen/wijzigingen in het systeem. Organiseer desgewenst een gebruikerstraining op locatie en evalueer mogelijke pijnpunten.

Ik hoop dat u iets met dit stappenplan kunt. Mocht u assistentie nodig zijn, aarzel dan niet en neem contact met ons op. Wij helpen u graag.

Erik Hesseling

Dit artikel is geschreven door: op 10 november 2015