Veilig een externe toevoegen aan Teams

Vergaderen in Teams doen we niet alleen met collega’s, maar ook met externe partijen. Klanten, ZZP’ers, leveranciers, noem maar op. Een externe toevoegen aan Teams is niet heel ingewikkeld. De manier waarop dit gebeurt is dan ook niet echt een issue. Veel belangrijker is dat jouw organisatie vooraf goed nadenkt over een aantal zaken. Als iedereen zonder afspraken en spelregels zomaar externen uitnodigt, is dat vragen om problemen. Zorg dat jouw organisatie een aantal zaken goed op orde heeft. Wat je allemaal moet regelen om veilig en gecontroleerd een externe uit te nodigen binnen jouw Teams, zullen we kort toelichten.

Label je Teams

Gebruik labels. Niet alle Teams zijn bedoeld om mensen vanuit andere organisaties uit te nodigen. Maak daarom eerst een scheiding met beveiliging labels. ‘Interne teams’ – alleen bedoeld om in te werken met mensen binnen jouw organisatie – krijgen een label dat externen uitnodigen niet toestaat. ‘Externe teams’ krijgen een label die dit juist wél toestaat. Labels of geen labels, gasten uitnodigen moet wel open staan in de Teams instellingen, anders gaat het sowieso niet lukken. Als dit niet het geval is, kan een administrator dit alsnog toestaan.

Afspraken & spelregels

Een spel zonder regels betekent chaos. Het speelveld ligt open en iedereen kan vrij z’n gang gaan. En dat is niet de spelvorm die we zoeken, want werken in Teams is een serieuze aangelegenheid. Leg daarom afspraken en spelregels vast. Als externen uitnodigen is toegestaan, kan elk teamlid in principe ‘gasten uitnodigen’. Een stukje hiërarchie hierin is wenselijk. Iemand moet ten slotte de eindverantwoordelijkheid nemen, zeker als er toch iets misgaat. Zo gaat dat in de grotemensenwereld. Leg daarom de verantwoordelijk neer bij de eigenaar van een Team. Een eigenaar bepaalt wanneer teamleden gasten mogen uitnodigen of houdt dit privilege puur voor zichzelf.

Veilig data delen (met externen)

Maak ook afspraken op het gebied van data delen. Zorg vooraf dat iedereen weet hoe Teams werkt en welke documenten en informatie extern gedeeld mogen worden en – belangrijker – welke niet! Delen van data met externen is weer een apart hoofdstuk, wat verder gaat dan alleen Teams.

Stel voor externen een MFA (Multi-Factor Authenticatie) in. Zo moeten mensen buiten de organisatie eerst 2 of meer stappen succesvol afronden, voordat ze toegang krijgen. Daarmee bewijzen ze dat ze wel echt de persoon zijn die je wilt uitnodigen en niet een of andere charlatan.

Hoe nodig je een externe uit in Teams?

Wanneer jouw organisatie goed heeft nagedacht over afspraken en spelregels om externen uit te nodigen, is het eindelijk zover. Je kan nu veilig een gast uitnodigen in jouw Teams vergadering. Hoe? Op precies dezelfde manier als dat je een ‘gewone’ interne gebruiker toevoegt aan een Team. Is het tijd om afscheid te nemen van een externe? Vergeet deze dan niet weer te verwijderen uit Teams.

Avatar

Dit artikel is geschreven door: op 31 maart 2021